如何破解跨部門協(xié)作困局
發(fā)布日期:2020/7/31 16:36:26 | 瀏覽次數(shù):11442 來源:肖麗春/特發(fā)地產(chǎn)公司目前企業(yè)內(nèi)部各級(jí)組織間的部門壁壘仍然是很多企業(yè)的痛點(diǎn)，工作中難免會(huì)遇到跨部門協(xié)作的情況，協(xié)作不好就會(huì)引發(fā)一系列問題，嚴(yán)重影響工作效率。如何破解跨部門協(xié)作困局，促進(jìn)部門間高效合作，從而提高企業(yè)資源合理分配和組織績效，值得思考。
一、跨部門協(xié)作存在的困局
在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，沒有任何一個(gè)部門可以獨(dú)立的為企業(yè)創(chuàng)造利潤，大部分工作流程都是若干部門共同合作來完成的，只有加強(qiáng)跨部門溝通協(xié)作，凝心聚力，集思廣益，才能保證企業(yè)的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)。
然而，在跨部門協(xié)作中，我們往往花費(fèi)大量的時(shí)間在溝通上，有些工作在部門內(nèi)溝通完全沒問題，但是跨部門溝通就問題不斷，例如：一項(xiàng)工作分配好由一個(gè)部門主導(dǎo)另一個(gè)部門協(xié)作，但因配合不當(dāng)，遲遲無法交付；跨部門工作經(jīng)常出現(xiàn)多個(gè)部門重復(fù)做了同一份工作；工作出現(xiàn)問題，各部門相互推卸責(zé)任，無人擔(dān)責(zé)等等，這些都是我們工作中經(jīng)常遇到的協(xié)作問題，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，部門越來越多，成員也逐漸增加，工作慢慢細(xì)化，跨部門之間的工作越來越難做，溝通協(xié)作效果低下，影響公司整個(gè)工作效率。
二、跨部門協(xié)作困局的原因分析
（一）部門文化認(rèn)知差異。每個(gè)團(tuán)隊(duì)都有自己的小團(tuán)體文化，部門文化的主要引領(lǐng)者是部門領(lǐng)導(dǎo)，部門領(lǐng)導(dǎo)之間的文化差異帶來的行為風(fēng)格、思維方式的差異，必然會(huì)引起在部門之間溝通方面的障礙和阻力。不同背景的人的思維方式不一樣，如果整個(gè)企業(yè)文化足夠強(qiáng)勢，能夠同化和約束這些背景各異的員工，可以在一定程度上消除這種差異，而實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)，每個(gè)人都有自己的思想觀點(diǎn)，很難統(tǒng)一。
（二）目標(biāo)不一致。由于各個(gè)部門的職責(zé)不同，有著自身的目標(biāo)，為了達(dá)成部門目標(biāo)以及增加本部門的績效和地位，各自為政，缺乏大局觀念，在做決策時(shí)，其成員都會(huì)從部門利益出發(fā)，本能地做出有利于部門自身的選擇，工作上一點(diǎn)點(diǎn)小事情，在競爭壓力下很容易就演變成了部門之間的利益沖突問題，從而忽視了組織整體利益。
（三）缺少跨部門協(xié)作機(jī)制�？绮块T協(xié)作機(jī)制，是在信息共享的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)工作互相銜接的過程，由不同職位層級(jí)的人員共同參與完成。目前，很多企業(yè)跨部門信息傳遞是分層的，部門領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)溝通，員工和員工溝通，兩個(gè)層級(jí)之間的溝通不同步，造成部門間信息不對(duì)稱；上下級(jí)、同級(jí)之間同樣存在信息反饋不及時(shí)，使得問題得不到及時(shí)響應(yīng)和解決，工作執(zhí)行進(jìn)度緩慢，影響協(xié)作效率。
（四）忽視跨部門溝通文化培養(yǎng)。企業(yè)總是強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作精神，卻忽視真正的溝通文化的培養(yǎng)。在企業(yè)內(nèi)部，關(guān)于溝通的培訓(xùn)大多把關(guān)注點(diǎn)放在溝通技巧上，而忽視對(duì)于跨部門協(xié)作的思考，沒有形成跨部門溝通良好氛圍和模式。因此員工在溝通時(shí)，大多傾向于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通，而不是快速有效的多方多渠道溝通，導(dǎo)致協(xié)作中諸多矛盾的產(chǎn)生。
三、破解跨部門協(xié)作困局的措施
（一）整合各部門目標(biāo)�？绮块T協(xié)作的首要要素就是有明確而共同的目標(biāo)，各個(gè)部門職責(zé)不同，如果都只為自身的任務(wù)，而不顧整體利益，將會(huì)阻礙跨部門協(xié)作。因而，跨部門協(xié)作首先應(yīng)制定共同的目標(biāo)，然后將這一整體目標(biāo)進(jìn)行分解，形成各個(gè)部門的小目標(biāo)，由各個(gè)部門協(xié)作配合共同實(shí)現(xiàn)。并且，目標(biāo)要有廣泛傳播性，即在各個(gè)參與和不參與協(xié)作的部門廣泛傳播，為達(dá)到目標(biāo)相互協(xié)調(diào)配合。
（二）明確責(zé)任規(guī)范作業(yè)流程。要使有效的跨部門協(xié)作常態(tài)化、習(xí)慣化，還應(yīng)將合作活動(dòng)形成流程規(guī)范，建立制度，并根據(jù)實(shí)際需要，及時(shí)審查更新，不斷優(yōu)化完善。每一個(gè)崗位都要有清晰的崗位職責(zé)，如果存在模糊地帶，要及時(shí)界定，做到分工合理和權(quán)責(zé)分明；需要多方協(xié)作完成的，則需要明確協(xié)作的內(nèi)容是什么，該由哪個(gè)部門、哪個(gè)人員負(fù)責(zé)。整體梳理出一條完整的跨部門協(xié)作工作流程，可以確保工作有條不紊地進(jìn)行，也能有效避免后期出現(xiàn)相互推諉、扯皮的現(xiàn)象。
（三）打造協(xié)作交流平臺(tái)。首先，可以通過信息技術(shù)打造組織內(nèi)部協(xié)作交流平臺(tái)，為所有人提供實(shí)時(shí)、精確的信息，以減少信息不及時(shí)不對(duì)稱造成的誤差、低效。此外，也可以設(shè)置聯(lián)絡(luò)員或?qū)Ｂ殔f(xié)調(diào)部門、召開跨部門溝通會(huì)議等方式來建立起完善的協(xié)作交流平臺(tái)。有了實(shí)時(shí)交流的渠道，不僅能快速解決問題，還有助于新創(chuàng)意、新方法在組織中迅速推廣。
（四）建立績效捆綁機(jī)制。眾所周知，在團(tuán)隊(duì)合作中，團(tuán)隊(duì)績效應(yīng)大于各部分之和。在跨部門團(tuán)隊(duì)合作中，缺少任合一方工作都不能順利開展，更無法達(dá)到想要的績效成果。所以在績效考核時(shí)，不能只把考核任務(wù)掛在最末端一方。同時(shí)應(yīng)注意，在跨部門合作中，由于分工的不同，對(duì)于績效貢獻(xiàn)的比例亦不同，因此對(duì)跨部門合作工作的績效考評(píng)，必須重視績效捆綁和適當(dāng)權(quán)重對(duì)應(yīng)，把幾方利益捆綁在一起，促進(jìn)合作共贏。
（五）建立責(zé)任共擔(dān)機(jī)制�？绮块T合作時(shí)，工作環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都不僅僅是擔(dān)任該環(huán)節(jié)部門的問題，合作項(xiàng)目未完成預(yù)期目標(biāo)的責(zé)任應(yīng)由所涉部門共同擔(dān)負(fù)。合作中各部門不應(yīng)只是按流程標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定完成部門份內(nèi)的事情，亦有責(zé)任跟進(jìn)和協(xié)助前后手完成任務(wù)。如果發(fā)生問題合作方都不主動(dòng)聯(lián)系溝通，被動(dòng)等待，很有可能導(dǎo)致問題擴(kuò)大，造成雙輸?shù)慕Y(jié)局。
（六）培育溝通文化。企業(yè)文化是最有力的管理形式，可以改變?nèi)说囊庾R(shí)完成“洗腦”，進(jìn)而達(dá)到改變行為的目的，可以說企業(yè)文化是最強(qiáng)的戰(zhàn)略執(zhí)行力武器。公司管理層以身作則，建立明規(guī)則，鼓勵(lì)員工之間、部門之間開展直接的面對(duì)面交流，開誠布公，建立彼此間的信任。同時(shí)管理層也要主動(dòng)與員工溝通交流，肯定員工的付出與努力，那么公司自上而下就會(huì)形成團(tuán)結(jié)、誠實(shí)、奮進(jìn)工作的風(fēng)氣，部門間溝通協(xié)作必定順暢。
四、結(jié)語
跨部門協(xié)作，不僅僅涉及到人，還涉及到職位、利益、資源，情況復(fù)雜。解決跨部門協(xié)作，不是簡單地把部門管理者拉在一起談?wù)劸湍苻k到的，需要組織中的每一位成員的積極響應(yīng)與配合，也需要一定的時(shí)間來經(jīng)營和訓(xùn)練。