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構(gòu)建與業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)的風(fēng)控體系

李敏華/集團(tuán)審計(jì)風(fēng)控部

【有效的風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制體系應(yīng)該“嵌入”到業(yè)務(wù)流程之中，而不是與企業(yè)日常管理脫節(jié)，獨(dú)立于日常工作之外。在如今高度發(fā)達(dá)的信息技術(shù)環(huán)境下，搭建一個(gè)集成的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，將風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)和內(nèi)控措施等嵌入其中，采用信息化手段對(duì)業(yè)務(wù)操作流程和內(nèi)部監(jiān)督流程進(jìn)行固化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)日常運(yùn)作和內(nèi)部監(jiān)督相融合，提高企業(yè)的工作效率、管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。】

目前，許多企業(yè)風(fēng)控體系的運(yùn)行效果不盡如人意，主要原因在于企業(yè)將風(fēng)控體系與日常經(jīng)營(yíng)管理割裂開(kāi)來(lái)，風(fēng)控體系并未形成對(duì)業(yè)務(wù)管理的有效監(jiān)督與控制。要解決該問(wèn)題可以通過(guò)整合和集成企業(yè)存在的多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及管理系統(tǒng)，并將風(fēng)控要求嵌入集成后的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，通過(guò)流程標(biāo)準(zhǔn)化和流程固化，實(shí)現(xiàn)風(fēng)控體系的真實(shí)落地。

一、 企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)及風(fēng)控體系的現(xiàn)狀

（一）多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)并存且相互獨(dú)立。企業(yè)通常按職能來(lái)開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)，比如采購(gòu)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等，系統(tǒng)之間未建立關(guān)聯(lián)，不存在數(shù)據(jù)互通。由于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互割裂，造成流程的中斷，管理不具有連貫性，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)需要重新輸入，部門間需要重復(fù)冗余的工作，數(shù)據(jù)傳遞的多次手工操作，降低工作效率，提高運(yùn)營(yíng)成本，還存在數(shù)據(jù)傳遞錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)交易的管理監(jiān)督、審批可追溯和統(tǒng)計(jì)分析。

（二）業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)和管理系統(tǒng)分開(kāi)。許多企業(yè)實(shí)行在業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)中執(zhí)行工作流程，在管理信息系統(tǒng)中（通常是OA系統(tǒng)）執(zhí)行管理流程的審批，業(yè)務(wù)操作和管理審批分開(kāi)在不同信息系統(tǒng)進(jìn)行，兩個(gè)系統(tǒng)不存在數(shù)據(jù)互通，導(dǎo)致員工在業(yè)務(wù)系統(tǒng)執(zhí)行完畢之后，還需要切換到管理系統(tǒng)中去執(zhí)行審批流程。兩個(gè)系統(tǒng)之間缺乏數(shù)據(jù)接口，在管理信息系統(tǒng)申請(qǐng)流程審批時(shí)，需要對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行重復(fù)描述和輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，在降低工作效率的同時(shí)，由于信息和數(shù)據(jù)不完整，需要額外進(jìn)行口頭溝通和補(bǔ)充紙質(zhì)文件，降低工作效率，也可能造成信息傳遞失真，導(dǎo)致出現(xiàn)決策風(fēng)險(xiǎn)。

（三）風(fēng)控體系與業(yè)務(wù)流程操作各自為政。很多企業(yè)存在風(fēng)控制度文字描述性東西過(guò)多，可操作性差的問(wèn)題，或是聘請(qǐng)外部咨詢機(jī)構(gòu)完成一整套風(fēng)控框架和制度體系后，沒(méi)有將體系融入業(yè)務(wù)流程，也未根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)對(duì)風(fēng)控體系“模板”做出切合自身實(shí)際情況的調(diào)整，導(dǎo)致制度的適用性差。由于這種業(yè)務(wù)實(shí)際操作和風(fēng)控制度兩張皮；風(fēng)控制度沒(méi)有結(jié)合企業(yè)自身狀況，制度本身存在不合理；或是制度沒(méi)有隨外部、內(nèi)部環(huán)境變化及企業(yè)的發(fā)展階段及時(shí)進(jìn)行修訂；缺乏內(nèi)控制度執(zhí)行的保障機(jī)制，造成企業(yè)的風(fēng)控體系流于形式，沒(méi)有發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)防范、完善內(nèi)部管理、加強(qiáng)監(jiān)督的作用。

二、構(gòu)建與業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)集成的風(fēng)控體系

（一）梳理和構(gòu)建集成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是基于價(jià)值鏈，即從輸入生產(chǎn)資料和資源到創(chuàng)造出客戶價(jià)值、滿足客戶需求并取得回報(bào)的全過(guò)程，根據(jù)波特的價(jià)值鏈模型，企業(yè)業(yè)務(wù)流程可分為生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等幾大基本活動(dòng)和人力資源、財(cái)務(wù)、審計(jì)等輔助活動(dòng)。基于價(jià)值鏈流程的思維，企業(yè)通過(guò)分解支撐戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作流程、理順業(yè)務(wù)流程走向、工作先后順序，構(gòu)建組織架構(gòu)、劃分部門及界定部門職能和員工職責(zé)，明確業(yè)務(wù)流程中各部門的對(duì)接環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)及單據(jù)流轉(zhuǎn)，達(dá)到流程的上下、左右有效銜接。以建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程為目標(biāo)，將各個(gè)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括采購(gòu)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)互通，實(shí)現(xiàn)跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，達(dá)到只需輸入一次基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，即可在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，無(wú)需進(jìn)行多次數(shù)據(jù)錄入，系統(tǒng)可直接調(diào)入數(shù)據(jù)，完成業(yè)務(wù)流程。

（二）建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的互通。利用信息化手段把企業(yè)使用的管理信息系統(tǒng)（比如OA 系統(tǒng)）和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)開(kāi)放數(shù)據(jù)接口，建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)的互通，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。達(dá)到員工登錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成業(yè)務(wù)操作后，可以直接在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)起流程，啟動(dòng)的流程自動(dòng)嵌入管理信息系統(tǒng)中，后續(xù)管理人員可在管理信息系統(tǒng)看到發(fā)起事項(xiàng)的全部數(shù)據(jù)和信息，完成管理流程的審批處理，同時(shí)處理結(jié)果及相關(guān)信息均自動(dòng)返回到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員可在業(yè)務(wù)系統(tǒng)端實(shí)時(shí)跟蹤處理進(jìn)度。

（三）將風(fēng)控體系嵌入業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)。在全面風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制運(yùn)行方面，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果和企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)偏好，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略、確定控制點(diǎn)后，根據(jù)內(nèi)部控制理論和控制手段，在公司層面進(jìn)行權(quán)責(zé)合理分配，健全議事決策機(jī)制，業(yè)務(wù)決策、執(zhí)行、監(jiān)督有效分離等，在業(yè)務(wù)層面依據(jù)業(yè)務(wù)流程的申請(qǐng)、論證、辦理、審批、決策，明確業(yè)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限分工，結(jié)合各環(huán)節(jié)的控制點(diǎn)，制定具體的控制措施，并通過(guò)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)將控制措施進(jìn)行界定和固化，在執(zhí)行具體的業(yè)務(wù)流程時(shí)，系統(tǒng)將強(qiáng)制控制點(diǎn)對(duì)應(yīng)的責(zé)任部門、責(zé)任崗位，按照系統(tǒng)規(guī)定的處理方式、表單格式等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，確保每個(gè)業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)處于受控狀態(tài)。以流程為載體對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行管控，通過(guò)業(yè)務(wù)流程的固化和標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)流程管理和風(fēng)險(xiǎn)管控的緊密契合，將風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)風(fēng)控體系和業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的一體化管理，通過(guò)流程的執(zhí)行來(lái)保證風(fēng)控措施的有效執(zhí)行。

通過(guò)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)與風(fēng)控體系的一體化運(yùn)行，還能利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和提高企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能，嵌入“風(fēng)控體系”的業(yè)務(wù)系統(tǒng)能對(duì)業(yè)務(wù)流程的每個(gè)活動(dòng)過(guò)程和活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行記錄、預(yù)防和控制，系統(tǒng)保存的已處理業(yè)務(wù)信息能方便快捷的進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析，業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)對(duì)于流程出現(xiàn)差錯(cuò)、異�；蛘卟贿m應(yīng)環(huán)境變化的流程自動(dòng)進(jìn)行預(yù)警和糾正。同時(shí)通過(guò)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)自下而上層層傳遞風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控預(yù)警信息，及時(shí)為各級(jí)決策層提供科學(xué)的決策依據(jù)，提高企業(yè)的工作效率和管理水平。

總之，風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生于企業(yè)的具體業(yè)務(wù)活動(dòng)，要將風(fēng)險(xiǎn)管控過(guò)程嵌入到具體業(yè)務(wù)流程中，通過(guò)流程的執(zhí)行來(lái)保證風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)控措施的落實(shí)，以流程為載體落實(shí)對(duì)每個(gè)控制點(diǎn)的管控，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程和活動(dòng)內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn)防范和控制管理，對(duì)于流程出現(xiàn)的差錯(cuò)或者環(huán)境變化產(chǎn)生的流程不適應(yīng)進(jìn)行預(yù)警和糾正，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管控和業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的緊密契合，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司價(jià)值創(chuàng)造全過(guò)程的管理和控制。